Del 3: Feilsøking

Denne delen av brukerguiden hjelper deg når:

  • noe ikke oppfører seg som forventet
  • du “ikke finner” kurs, datoer eller deltakere
  • kurs ikke vises på nettsiden
  • e-poster eller kursbevis ikke blir sendt
  • du vil jobbe mer effektivt og unngå typiske feil

Del 3 er delt i tre hoveddeler:

  1. Generelle prinsipper for feilsøking
  2. Vanlige problemer og hvordan du løser dem
  3. Beste praksis og sjekklister

1. Generelle prinsipper for feilsøking

Før du tenker “bug” eller “systemfeil”, er det noen faste ting du bør sjekke.
Erfaringen fra opplæringen viser at mange problemer skyldes filter, kolonner eller små innstillinger – ikke faktiske feil i systemet.

1.1 Start alltid med disse tre

Når noe “mangler” eller ser rart ut:

  1. Nullstill filter
    • I alle tabeller (Mine kurs, Deltakerliste, Planlegger, osv.) kan det ligge gamle filtre.
    • Ett aktivt filter kan gjøre at datoer, deltakere eller kurs ser ut som om de er borte.
  2. Tilbakestill kolonner
    • Noen ganger skjules viktig informasjon fordi kolonner er fjernet eller flyttet.
    • Tilbakestill kolonner for å gjenopprette standardvisningen.
  3. Last siden på nytt / logg ut og inn
    • Spesielt etter større endringer (for eksempel masseoppdatering, nye roller, nye kurs).

👉 I praksis løser disse tre stegene en veldig stor andel av “hvor ble det av…”-problemene.

1.2 Bruk logikken i systemet

Systemet jobber etter en klar logikk:

  • Alt som vises ut til kunder kommer fra Mine kurs (kursmal + datoer + tags).
  • Alle deltakere havner i Deltakerlisten.
  • Alt rundt gjennomføring styres fra Planleggeren.
  • Alt av strukturelle oppsett (roller, maler, skjema, e-post, integrasjoner) ligger under innstillinger / brukeradministrasjon / skjemabygger / e-postmaler.

Når noe er “feil”:

  • Spør deg selv “hører denne feilen hjemme i…”
    • Mine kurs?
    • Deltakerliste?
    • Planlegger?
    • Skjemabygger?
    • E-postmaler?
    • Brukeradministrasjon?

Det gir deg ofte et veldig tydelig startpunkt.

1.3 Ta én ting om gangen

Hvis flere ting virker feil samtidig:

  1. Velg ett konkret problem
  2. Løs det først
  3. Gå videre til neste

Det gjør det også mye enklere å beskrive problemet dersom du til slutt må kontakte support.

2. Vanlige problemer og hvordan du løser dem

Her er en oversikt over typiske feil/utfordringer som går igjen, og konkrete steg for å løse dem.

2.1 “Jeg finner ikke kurset/datoen i Mine kurs”

Symptomer:

  • Et kurs du VET eksisterer, vises ikke i listen
  • Du ser færre kurs enn du pleier
  • Enkelte datoer “mangler”

Sjekkliste:

  1. Nullstill filter
    • Se etter filterikon/trakt som er markert.
    • Klikk Nullstill filter øverst i tabellen.
  2. Tilbakestill kolonner
    • Klikk Tilbakestill kolonner for å få tilbake standardvisning.
  3. Sjekk visning av underkurs
    • Har du skjult underkurs?
    • Slå på “Vis underkurs” for å se alle.
  4. Sjekk fanen (åpne vs interne kurs)
    • Står du kanskje på “Vis interne kurs” eller omvendt?
    • Bytt og se om kurset ligger under den andre.
  5. Sjekk at kurset faktisk er opprettet
    • Bruk søkefeltet i toppen (søk på deler av kursnavn).

2.2 “Kurset vises ikke på nettsiden”

Symptomer:

  • Kursmalet er opprettet
  • Dato er lagt inn
  • Men kurset dukker ikke opp på kurslisten på nettsiden

Sjekkliste:

  1. Manglende tags
    • Gå inn på kursmalet
    • Sjekk at det er satt tags som gjør at kurset vises i riktig kursliste
    • Uten tags vil det ikke vises på nettsiden
  2. Internt kurs med tags
    • Interne kurs skal normalt ikke vises på nettsiden
    • Sjekk at du faktisk har opprettet et ordinært kurs og ikke et internkurs
  3. Utløpt frist / gammel dato
    • Har du lagt inn frist for påmelding som er utløpt?
    • Da kan kurset ha forsvunnet
    • Anbefaling fra opplæringen: Ikke bruk frist med mindre det er strengt nødvendig.
  4. Integrasjon/innlasting på nettsiden
    • Dersom alle andre kurs vises som normalt, men ikke dette ene kurset, er det nesten alltid et spørsmål om tags/kategori/dato–oppsett i systemet, og ikke feil i integrasjonen.

2.3 “Jeg finner ikke deltakeren i Deltakerlisten”

Symptomer:

  • Deltaker har fylt ut skjema, men du ser dem ikke
  • En deltaker du har jobbet med tidligere “forsvinner”

Sjekkliste:

  1. Nullstill filter
    • Særlig hvis du har filtrert på én dato eller ett kurs tidligere.
  2. Tilbakestill kolonner
    • Kanskje du har skjult en viktig kolonne (f.eks. kursdato eller status).
  3. Søk på e-post og etternavn
    • Noen ganger skrives navnet ulikt, men e-post er unik.
  4. Sjekk om deltaker er i status “Interessert”
    • Kanskje du filtrerer på “Påmeldt”?
    • Fjern slike filter eller ta med alle statuser.
  5. Sjekk kursdato
    • Kanskje du står og ser på feil kurs i Deltakerlisten.

2.4 “Excel-innlasting av deltakere fungerer ikke”

Symptomer:

  • Systemet godtar ikke filen
  • Det importeres færre deltakere enn forventet
  • Data havner i feil felt

Sjekkliste:

  1. Kolonnerekkefølge
    • Må samsvare med påmeldingsskjemaet
    • Typisk: navn → e-post → telefon → (ev. andre felter)
  2. Ingen kolonneoverskrifter i fila
    • Excel-filen skal som regel ikke ha overskriftsrad
    • Kun rene datarekker
  3. Gyldig filtype
    • Bruk .xlsx eller .csv slik systemet støtter (avhenger av oppsett).
  4. Tegn og mellomrom
    • Unngå ekstra mellomrom i e-poster og mobilnumre
    • Unngå spesialtegn i navn-felt hvis mulig

2.5 “E-postene går ikke ut / deltaker sier de ikke har fått noe”

Symptomer:

  • Deltakere sier de ikke har fått bekreftelse, påminnelse eller e-læringslenke
  • Kursbevis ser ikke ut til å ha blitt sendt

Sjekkliste:

  1. Sjekk e-postadressen i CRM-kortet
    • Er e-post skrevet riktig?
    • Rett opp ved feil → send e-posten på nytt.
  2. Sjekk e-postmaler
    • Har kurset en aktivert e-postmal for riktig hendelse?
    • Gå til E-postmaler og se hvilke maler som er valgt på kurset.
  3. Sjekk logg i CRM-kortet
    • I CRM-kortet kan du se om e-posten er forsøkt sendt.
    • Hvis den står i listen, er den sendt fra systemet.
  4. Spam / “søppelpost” hos mottaker
    • Be deltakeren sjekke spam/søppelpost.
    • Spesielt nye domener havner der av og til.
  5. Instruktør-eposter
    • Sjekk at det faktisk er lagt inn instruktør på kursdatoen.
    • Mange instruktør-eposter er knyttet til at instruktør-feltet er korrekt utfylt.

2.6 “Kursbevis mangler eller inneholder feil tekst”

Symptomer:

  • Kursbevis mangler kursinnhold
  • Feil faglig leder / signatur
  • Feil navn på kurs
  • Feil tekst i innholdsdelen

Sjekkliste:

  1. Flettefelt på kursmalet
    • Gå til kursmalet
    • Sjekk flettefelt-fanen
    • Er det lagt inn riktig tekst i f.eks. “innhold”?
    • Hvis det er tomt, vil feltet også være tomt på beviset.
  2. Kompetanseregister koblet riktig?
    • Gå til Kompetanseregister → Kurskoblinger
    • Sjekk at riktig kurs er koblet til riktig kompetanseprofil.
  3. Signatur
    • Sjekk at signatur er lastet opp under Brukeradministrasjon for faglig leder/instruktør.
    • Transparent PNG er anbefalt.
  4. Oppmøte og fullføring
    • Sjekk at deltaker er markert som 100 % til stede / fullført teori/praksis.
    • Manglende avkrysning kan gjøre at bevis ikke genereres.
  5. Manglende tekst / tidligere justering
    • Det hender noen har redigert maler direkte på kursbevisnivå.
    • Ta kontakt internt eller med support hvis kursbevismalen er endret og ikke enkelt kan rettes.

2.7 “Kompetanseregisteret virker ikke som forventet”

Symptomer:

  • Riktig kompetanseprofil dukker ikke opp
  • Kursbevis kommer ikke ut slik du forventer
  • Felt som burde vært der, mangler

Sjekkliste:

  1. Er kompetanseregister aktivert på kurset?
    • Gå til Mine kurs → Innstillinger på kurset
    • Sjekk at riktig kompetanseregister er valgt.
  2. Er kurs koblet i Kompetanseregister → Kurskoblinger?
    • Søk opp kursnavn i kurskoblinger
    • Sjekk at det har riktig profil tilknyttet.
  3. Bruker du riktig kursmal?
    • Hvis det finnes flere nesten like kursmaler, kan ett av dem være koblet, og ett ikke.
    • Sikrest er å kopiere et kursmal som du vet fungerer.

2.8 “En knapp er borte / jeg får ikke klikket”

Eksempel som har vært sett i opplæring:
En knapp (“Åpent kurs / gruppeundervisning”) ligger visuelt bak en for lang overskrift.

Tiltak du kan prøve selv:

  1. Zoom i nettleseren (f.eks. til 90 %)
  2. Maksimer vinduet
  3. Test en annen nettleser (Chrome/Edge)

Dersom knappen fortsatt er utilgjengelig visuelt:

  • Ta et skjermbilde
  • Noter: hvilket kurs, hvilken side, hvilken knapp
  • Send til intern ansvarlig eller support

3. Beste praksis

Dette er tipsene og vanene som gjør at dere:

  • bruker mindre tid
  • får færre feil
  • har bedre oversikt
  • slipper manuelle lister på siden av systemet

3.1 Beste praksis for Mine kurs

  • Bruk ett hovedkurs per kurstype – lag underkurs for lokasjoner i stedet for å kopiere kurset ti ganger.
  • Ikke bruk frist for påmelding med mindre dere må – det kan gjøre at kurs forsvinner fra nettsiden.
  • Bruk gode, kundevendte kursnavn og introduksjoner som inneholder søkeord.
  • Sett kontaktperson riktig – denne brukes i mange e-poster.
  • Ta deg tid til å sette opp kursinnstillinger skikkelig én gang per kursmal (påmeldingsskjema, e-postmaler, kompetanseregister, osv.).

3.2 Beste praksis for Deltakerlisten

  • Bruk statuser aktivt (Kontaktet, Ikke interessert, etc.) for å holde lister ryddige.
  • Ikke la “gamle” interessenter ligge i evigheter hvis de tydelig ikke ønsker oppfølging.
  • Bruk CRM-kortet som sannhet for hva som er sendt og gjort.
  • Hent opp telefon som kolonne når du skal ringe mange.
  • Husk at du kan sende e-post til mange samtidig – GDPR-sikkert.

3.3 Beste praksis for Planleggeren

  • Bruk Planleggeren som “kommandosenter” før og under kurs:
    • oppmøte
    • endringer i tid/sted
    • e-post til alle
    • kursbevis
  • Registrer oppmøte så nært kursgjennomføring som mulig – da er det mest korrekt.
  • Lås kompetanseregisteret når alt er klart, hvis det støttes – så endres ikke ting ved en feil.

3.4 Beste praksis for kursbevis og kompetanse

  • Hold én standardisert mal per kurstype (HMS, fallsikring, osv.).
  • Bruk flettefelt der det er mulig – ikke skriv inn kundenavn direkte i bevismalen.
  • La faglig leder/instruktør ha oppdatert signatur.
  • Test alltid et kursbevis på ett kurs før du ruller det ut bredt.

3.5 Beste praksis for skjemabygger og produkter

  • Kopier eksisterende skjema når du skal lage nye – ikke start fra blankt om du ikke må.
  • Hold prislogikk på produktsiden, ikke i mange forskjellige skjema.
  • Bruk radioknapper når deltaker skal velge én ting (f.eks. én type kurs),
    og sjekkbokser når deltaker kan velge flere (f.eks. tillegg som kursbevis, lunsj, hotell).

3.6 Beste praksis for brukeradministrasjon

  • Lag standard tilgangsmaler for:
    • instruktør
    • intern admin
    • ekstern bedriftskunde
  • Ikke gi flere rettigheter enn nødvendig – det gir mindre risiko for feil.
  • For eksterne: begrens til sin egen bedrift.