Onboarding – de første innstillingene

Før du tar systemet i full bruk, er det noen grunnleggende innstillinger og tilganger som må på plass for at e-poster, kurslister og betaling skal fungere sømløst.

Informasjon vi trenger fra deg

For at vi skal kunne sette opp integrasjonene mot deres systemer, trenger vi ofte følgende tilganger:

Innlogging domene (E-post): For å sende e-post (kurspåmeldinger, faktura etc.) direkte fra systemet via SendGrid, trenger vi tilgang til domenet deres for å sette opp korrekte CNAME-oppføringer i DNS. Dette sikrer at e-postene ser ut som de kommer fra dere og ikke havner i spam.

Innlogging til webside: For å integrere kurslisten (iframe) sømløst på nettsiden deres, er det ofte enklest om vi får tilgang til publiseringsløsningen (CMS). Alternativt kan vi sende dere kodene og URL-ene dere trenger i et regneark.

Fyll ut selv: Bedriftsinformasjon og brukere

Du kan selv legge inn grunnleggende informasjon i systemet ved å gå til Innstillinger (tannhjulet) i menyen.

Bedriftsinformasjon: Gå til Bedriftsinformasjon og fyll ut e-post, fysisk adresse, telefonnummer og kontaktpersoner. Denne informasjonen brukes blant annet som bunntekst i e-poster og på fakturaer.

Brukere og instruktører: Gå til Brukeradministrasjon for å opprette nye brukere.

  • Definer roller (f.eks. Administrator eller Instruktør).
  • Signatur: Det er viktig å laste opp bilde av signaturen til instruktører og faglig leder på deres profiler. Dette brukes for å generere automatiske kursbevis. Tips: Bruk et bilde uten bakgrunn (png).

Legg ut kurslister på egen webside

For å vise kursene dine på egen nettside, har du to hovedalternativer:

Iframe: En enkel kodesnutt som limes inn på nettsiden der du vil vise listen. Vi tilpasser farger og design så det glir inn i siden din. Dette er den vanligste metoden.

WordPress-utvidelse: Har du WordPress, kan du bruke vår utvidelse. Denne oppretter kursene som egne sider på nettstedet ditt, noe som er bra for SEO (synlighet i Google) og lar deg oppdatere tekst og bilder ett sted.

Betalingsside: Dersom du skal ta imot kort- eller Vipps-betaling, må det opprettes en egen side på nettstedet deres (f.eks. dittdomene.no/betaling). Her limes et spesifikt script inn for å håndtere betalingsvinduet sikkert.

Ta imot betaling

Systemet støtter flere betalingsmåter som du kan styre:

Faktura: Standard betalingsmetode. Kan integreres mot regnskapssystemer som Tripletex eller PowerOffice for automatisk overføring.

Kort og Vipps: Krever avtale med betalingsleverandør (f.eks. Svea eller Swedbank). Dette lar privatkunder betale direkte ved påmelding. Vi hjelper til med søknadsprosess og oppsett.

Integrer mot regnskapssystem

Ved å koble Deltagersystemet mot regnskapssystemet ditt (f.eks. Tripletex, PowerOffice, Visma eAccounting) kan du automatisere fakturering og overføring av ordrer. Dette sparer deg for manuelt arbeid og sikrer at fakturaer sendes direkte fra regnskapssystemet.

Slik setter du opp integrasjonen

  1. Gå til Integrasjonsinnstillinger (Du finner det også under Innstillinger (tannhjulet) -> Integrasjonsinnstillinger i menyen).
  2. Velg fanen for ditt regnskapssystem (f.eks. Tripletex eller PowerOffice).
  3. Hent API-nøkkel: Logg inn i regnskapssystemet ditt for å opprette en API-nøkkel (ofte kalt «User Token» eller «Ansatt-token»).
    • Tips for Tripletex: Du finner dette under din profil eller integrasjoner inne i Tripletex.
  4. Lim inn nøkkelen i feltet i Deltagersystemet.
  5. Innstillinger:
    • Huk av for Integrasjon aktiv.
    • Vi anbefaler ofte å huke av for Automatisk produktsynkronisering (nattlig jobb) for å holde produktene oppdatert.
  6. Klikk Lagre og deretter Test tilgang for å bekrefte at systemene snakker sammen.

Når integrasjonen er aktiv, kan fakturaer overføres automatisk om natten eller manuelt via ordrelisten. Betalingsstatus synkroniseres også tilbake til deltagerlisten når fakturaen er betalt.